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Chère adhérente, cher adhérent.

 

J’ai l'honneur de vous convier à l'Assemblée Générale Ordinaire du club qui se tiendra le :

 

Lundi 30 Novembre 2020 à 19 heures 30

Salle « le Parmelan » - Complexe sportif des Glaisins

  • Modalités d’organisation : 

L’Assemblée Générale se déroulera dans le cadre spécifique de l’ordonnance 2020-231 en date du 25 mars 2020, prorogée par décret n°2020-925 du 29/07/2020, portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de COVID-19.

Du fait d’une part des mesures limitant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, d’autre part du fait que la Mairie d’Annecy nous a informés, par mail en date du 27/10/2020, que les salles communales et ERP étaient fermées, l’Assemblée Générale se tiendra à huis clos, sans que les membres et personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement.

Afin de permettre un débat et un échange une visioconférence sera organisée à la date et heure indiquée ci-dessus. Cette visioconférence sera accessible par le lien :  https://meet.google.com/wpx-dknc-wpo  . Il est conseillé de se connecter avec un PC plutôt qu’un smartphone afin de mieux voir les documents projetés. L’application utilisée est GOOGLE MEET, une des plus simples d’utilisation ne nécessitant pas d’installation complexe. Pour une meilleure lisibilité des documents présentés pendant la conférence il est préférable « d’épingler » l’écran ROCEVASION lors des projections.

L’ensemble des exposés et documents présentés lors de l’Assemblée Générale vous est transmis en pièce jointe du présent mail (Document 2) afin de permettre à celles et ceux ne pouvant participer à la visioconférence de prendre connaissance des différents points abordés et voter par correspondance. Il vous est possible de solliciter préalablement des explications ou éclaircissements sur ces documents par mail à rocevasion@gmail.com

 

  • Élection des membres du Conseil d’Administration :

Le point n°10 de notre Assemblée Générale prévoit le renouvellement du 1/3 du Conseil d’Administration. Lors des Assemblées Générales en présentiel les candidatures sont recevables jusqu’au moment où le point de l’ordre du jour est abordé. Pour des raisons pratiques d’organisation, les candidatures seront recevables jusqu’au Lundi 30/11/2020 à 12 heures, par mail à rocevasion@gmail.com en utilisant le formulaire prévu à cet effet et joint au présent mail. Un message sera transmis à l’ensemble des adhérents avant 19h30 pour les informer de la liste définitive des candidats.

  • Vote : 

Pour des raisons pratiques d’organisation les votes n’auront pas lieu pendant la visioconférence, par comptage des mains levées, mais au terme de celle-ci par correspondance selon une des modalités suivantes (1 vote par adhérent) :

  • Utilisation du formulaire de vote en utilisant le lien https://forms.gle/BSG38rGUxZzrbBR77. Ce formulaire permet également d’exprimer des commentaires par écrit qui pourront être repris au procès-verbal.
  • Par simple mail à rocevasion@gmail.com en précisant le vote (approuve/désapprouve/abstention) pour chaque point de l’ordre du jour. Vous êtes libre d’y porter les commentaires de votre choix.

Les votes pourront s’exprimer à partir du Lundi 30/11/2020 19h30 jusqu’au Jeudi 03/12/2020 23h59.

  • Pouvoir : 

Un formulaire de pouvoir est fourni pour celles et ceux qui n’auraient pas la disponibilité ou la capacité d’être en mesure d’utiliser le vote par correspondance dans les conditions ci-dessus définies. Les coordonnées du mandant et du mandataire du pouvoir (adhérent lui-même) seront précisées sur le formulaire de vote. Le formulaire de pouvoir rempli devra être transmis au club, préalablement à l’Assemblée Générale, à rocevasion@gmail.com

  • Pièces fournies : 

Vous trouverez en pièces jointes les documents suivants :

Document 1 : L’ordre du jour de cette Assemblée Générale Ordinaire.

Document 2 : Déroulement de l’Assemblée Générale avec les textes des exposés et les documents budgétaires correspondants.

Document 3 : Formulaire de candidature pour participer au Conseil d’Administration.

Document 4 : Formulaire de pouvoir pour participer aux votes par procuration.

L’ensemble des membres du Conseil d’Administration regrette, bien évidemment, que nous ne puissions organiser cette manifestation en présentiel. L’Assemblée Générale est toujours un moment de rencontre amical et privilégié. Nous créerons d’autres occasions lorsque les conditions seront favorables. 

Comptant sur votre participation et vous souhaitant toutes et tous en bonne santé et bonne forme,

 Bien cordialement

Fait à Annecy

Le 14/11/2020

Le Président de ROC EVASION ANNECY

Hughes de CALIGNON

 

 

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